Acordul de prelucrare a datelor

Versiunea din 26 octombrie 2026

Acest acord face parte din Termenii serviciului AriaFlux și se acceptă odată cu ei, la crearea contului. Cuvintele definite în Termeni au același înțeles aici, iar termenii de protecția datelor au înțelesul din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).

1. Părțile și rolurile

1.1. Clientul este operatorul datelor personale ale cumpărătorilor săi: el decide de ce și cum se prelucrează.

1.2. VISIVO S.R.L., cu sediul în sat Fundeni, com. Dobroești, jud. Ilfov, Str. Stejarului nr. 99-101, Corp C4, et. 1, ap. 12, CUI RO52340412, este persoana împuternicită: prelucrează aceste date doar în numele Clientului și doar pentru a-i furniza Serviciul.

1.3. Pentru datele Utilizatorilor și ale firmei Clientului suntem operator; acestea sunt descrise în Politica de confidențialitate, nu în acest acord.

2. Datele și persoanele vizate

2.1. Persoanele vizate: cumpărătorii Clientului, destinatarii coletelor și persoanele de contact ale acestora.

2.2. Datele:

de contact și livrare: nume, adresă, telefon, email;
de facturare: nume sau denumire, adresă, cod fiscal și, doar dacă apare în comandă, CNP;
ale comenzii: produse, cantități, prețuri, modul de plată (fără date de card), livrări, retururi, rambursuri, istoricul comunicării cu curierii.

2.3. Clientul nu introduce în Serviciu categorii speciale de date (art. 9 GDPR) și nici date care nu sunt necesare comenzilor. Dacă totuși o face, răspunderea îi aparține.

3. Scopul, natura și durata prelucrării

3.1. Scopul: preluarea comenzilor din magazinul și marketplace-urile Clientului, pregătirea și emiterea facturilor și a documentelor de transport în conturile Clientului, urmărirea livrărilor și a retururilor, verificarea datelor firmelor în registrele publice (ANAF), rapoarte pentru Client.

3.2. Natura: colectare de la Furnizorii terți conectați de Client, stocare, organizare, consultare, transmitere către Furnizorii terți la instrucțiunea Clientului, ștergere.

3.3. Durata: pe durata Contractului și apoi până la ștergerea prevăzută la pct. 11.

4. Instrucțiunile Clientului

4.1. Prelucrăm datele doar pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului: Termenii, acest acord, setările, conexiunile, regulile și acțiunile făcute de Client în aplicație, precum și cererile scrise trimise la officevisivo@gmail.com.

4.2. Dacă o instrucțiune ni se pare contrară GDPR sau altei legi, îl anunțăm pe Client și putem refuza sau suspenda executarea ei, fără a răspunde pentru întârziere.

4.3. Prelucrăm datele în alt scop doar dacă legea ne obligă; în acest caz îl anunțăm pe Client înainte, dacă legea ne permite.

5. Obligațiile Clientului

5.1. Clientul garantează că are un temei legal pentru prelucrare, că și-a informat cumpărătorii conform art. 13–14 GDPR (inclusiv despre folosirea unor furnizori de servicii informatice) și că instrucțiunile lui respectă legea.

5.2. Clientul răspunde pentru cererile și plângerile cumpărătorilor săi și ne despăgubește pentru orice sumă ni se cere din cauza încălcării obligațiilor lui de operator.

6. Confidențialitate

6.1. Accesul la datele Clientului îl au doar persoanele din partea noastră care au nevoie de el pentru a furniza Serviciul sau suportul și care s-au obligat să păstreze confidențialitatea ori au această obligație prin lege.

6.2. Nu vindem datele cumpărătorilor Clientului și nu le folosim în scopuri proprii, de exemplu pentru marketing.

7. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice potrivite riscului (art. 32 GDPR), printre care:

server în Uniunea Europeană, conexiuni criptate (HTTPS) și acces la server doar pe chei, cu firewall;
separarea datelor fiecărui Client: fiecare firmă își vede doar datele proprii;
acces pe roluri, decis de administratorii Clientului;
parole păstrate doar ca amprente criptografice, sesiuni care expiră, limitarea încercărilor de autentificare, protecție anti-robot la înregistrare;
credențialele Clientului la Furnizorii terți criptate la stocare;
copii de siguranță zilnice, criptate, păstrate și în afara serverului, cu procedură scrisă de restaurare;
jurnal al acțiunilor din cont și monitorizarea funcționării;
actualizări de securitate aplicate periodic și testarea securității aplicației.

Putem îmbunătăți aceste măsuri oricând, fără a le reduce nivelul de protecție.

8. Sub-împuterniciți

8.1. Clientul ne dă o autorizare generală să folosim sub-împuterniciți. Cei folosiți la data acestei versiuni sunt:

Sub-împuternicit	Ce face	Unde
Hetzner Online GmbH	găzduiește serverul aplicației și al bazei de date, inclusiv copiile de siguranță ale serverului	Germania (UE)
Cloudflare, Inc.	păstrează copiile de siguranță criptate (fără acces la cheie), administrează domeniul și poate transmite traficul spre server	UE și, pentru rețea, global

8.2. Furnizorii terți conectați de Client (magazine, marketplace-uri, programe de facturare, curieri) și ANAF nu sunt sub-împuterniciții noștri: Clientul are raport direct cu ei, iar noi transmitem datele la instrucțiunea lui.

8.3. Anunțăm Clientul pe email cu cel puțin 30 de zile înainte de adăugarea sau înlocuirea unui sub-împuternicit. Clientul poate obiecta motivat în acest termen; dacă nu găsim o soluție, singurul lui remediu este încetarea Contractului înainte de schimbare, cu restituirea părții plătite pentru perioada nefolosită.

8.4. Impunem sub-împuterniciților, prin contract, obligații de protecție a datelor echivalente cu cele din acest acord.

9. Încălcări ale securității datelor

9.1. Dacă aflăm de o încălcare a securității datelor Clientului, îl anunțăm pe email fără întârzieri nejustificate, de regulă în cel mult 48 de ore de la constatare, ca să poată anunța autoritatea în termenul de 72 de ore (art. 33 GDPR), dacă este cazul.

9.2. Notificarea cuprinde, în măsura în care le cunoaștem: ce s-a întâmplat, categoriile și numărul aproximativ de persoane și înregistrări afectate, consecințele probabile, măsurile luate sau propuse și o persoană de contact. Completăm informațiile pe măsură ce le aflăm.

9.3. Notificarea nu înseamnă recunoașterea vreunei culpe sau răspunderi.

10. Asistența pentru Client

10.1. Dacă un cumpărător ne contactează direct, îi transmitem cererea Clientului, fără să îi răspundem în fond.

10.2. Îl ajutăm pe Client, prin funcțiile aplicației și la cerere, să răspundă cererilor de acces, rectificare, ștergere, restricționare și portabilitate, de exemplu prin căutarea și exportul datelor unui cumpărător.

10.3. Îl ajutăm pe Client, în limita informațiilor pe care le avem, la evaluările de impact și la consultările cu autoritatea (art. 35–36 GDPR). Asistența care depășește funcțiile obișnuite ale aplicației poate fi facturată la un tarif rezonabil, anunțat înainte.

11. Ștergerea datelor la încetare

11.1. În cel mult 30 de zile de la încetarea Contractului, Clientul poate cere exportul datelor, conform Termenilor.

11.2. După acest termen ștergem datele Clientului din baza de date activă; copiile de siguranță criptate se șterg prin rotație, în cel mult 30 de zile după aceea. Păstrăm date doar dacă legea ne obligă și doar cât ne obligă.

11.3. La cererea scrisă a Clientului confirmăm ștergerea.

12. Transferuri în afara SEE

Nu transferăm datele în afara Spațiului Economic European, cu excepția sub-împuterniciților de la pct. 8, și numai cu garanții adecvate: decizie de adecvare (de exemplu cadrul UE–SUA privind protecția datelor) sau clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

13. Audit

13.1. La cerere, punem la dispoziția Clientului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestui acord: descrierea măsurilor de securitate, lista sub-împuterniciților și răspunsuri scrise la întrebări rezonabile.

13.2. Dacă aceste informații nu sunt suficiente sau o autoritate o cere, Clientul poate face un audit, pe cheltuiala lui, prin el sau printr-un auditor independent obligat la confidențialitate, cel mult o dată la 12 luni (cu excepția unei încălcări de securitate), cu preaviz de 30 de zile, în timpul programului de lucru, fără acces la datele altor clienți și fără a pune în pericol securitatea Serviciului.

14. Răspundere și dispoziții finale

14.1. Răspunderea fiecărei părți în legătură cu acest acord este supusă limitărilor din Termeni (pct. 13), în măsura permisă de lege. Limitările nu afectează drepturile persoanelor vizate prevăzute de GDPR.

14.2. În caz de contradicție între acest acord și Termeni, în privința datelor personale se aplică acest acord.

14.3. Acordul încetează odată cu Contractul; obligațiile de confidențialitate și de ștergere rămân aplicabile până la îndeplinirea lor.

14.4. Contact pentru protecția datelor: officevisivo@gmail.com.